ในบทความก่อนหน้านี้เรามีการพูดถึง Applicant Tracking System หรือ ATS ในบทความ “ATS Resume คืออะไรแล้วทำไมถึงสำคัญ?” ซึ่งเป็นในมุมของผู้สมัคร แต่ในบทความนี้เราจะมาอธิบายแบบลงรายละเอียดเลยว่า ระบบ ATS เนี่ยคืออะไร แล้วมันจะเข้ามามีส่วนช่วยเหลือในองค์กรของเรายังไงได้บ้าง
ปัจจุบันที่เทคโนโลยี และ AI เข้ามามีบทบาทในทุกๆส่วนขององค์กร ไม่เว้นแม้แต่แผนก HR หรือ Recruiter ที่ได้เอาระบบซอฟต์แวร์ หรือ AI เข้ามาช่วยคัดผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆของบริษัท เพื่อให้เจอผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการมากที่สุด และลดเวลาการทำงานให้ฝั่ง HR หรือ Recruiter
ซึ่งซอฟต์แวร์นี้เราเรียกว่า ATS หรือ Applicant Tracking System คือซอฟต์แวร์ที่แผนก HR หรือ Recruiter ใช้เพื่อคัดเลือกเรซูเม่ของผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆ ซึ่งระบบของ ATS จะเข้ามาช่วยตั้งแต่การ รับสมัคร การเก็บข้อมูลผู้สมัคร ติดตามขั้นตอนต่างๆ ไปจนถึงการทำรายงานและวิเคราะห์
ระบบซอฟต์แวร์ ATS จะเข้ามาช่วยในการคัดเลือกเรซูเม่ของผู้สมัคร ซึ่งตัวระบบจะจับคู่คีย์เวิร์ดจากรายละเอียดของงานในแต่ละตำแหน่ง (Job Description) เปรียบเทียบกับเรซูเม่ของผู้สมัคร ถ้ามีคีย์เวิร์ดของตำแหน่งงานตรงกันกับเรซูเม่ เรซูเม่ของผู้สมัครจะถูกเก็บและส่งต่อไปในขั้นตอนต่อไป แต่หากไม่ตรงก็จะถูกคัดออก ระบบนี้จะช่วยลดเวลาการทำงานของทีม HR และ Recruiter ในการคัดเลือกและกรองเรซูเม่ของผู้สมัครในขั้นแรก
นอกจากจะคัดกรองเรซูเม่แล้วระบบซอฟต์แวร์ ATS ยังสามารถจัดเก็บเรซูเม่ของผู้สมัครไว้ในฐานข้อมูลของระบบ เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลและเรซูเม่ของผู้สมัครในอนาคต พร้อมทั้งยังสามารถกำหนดสถานะให้กับเรซูเม่ของผู้สมัครได้ตามที่ต้องการ เช่น potential, no potential เป็นต้น เพื่อให้การทำงานของ HR หรือ Recruiter ง่ายต่อการกรองเรซูเม่และติดต่อกลับในอนาคต
แน่นอนว่า HR หรือ Recruiter ไม่ได้มีหน้าที่แค่หาผู้สมัครในตำแหน่งต่างๆอย่างเดียว พวกเขายังมีหน้าที่รับผิดชอบด้านอื่นๆอีกด้วย ทั้งนี้อาจจะทำให้ตกหล่นในการติดต่อกับผู้สมัคร จึงอาจจะทำให้ขั้นตอนต่างๆล่าช้าตามไปด้วย ระบบ ATS นั้นสามารถเข้ามาช่วยลดปัญหาในจุดนี้ได้ ซึ่งทาง HR หรือ Recruiter สามารถตั้งค่าให้ระบบนั้นตอบกลับอีเมลของผู้สมัครอัตโนมัติตามขั้นตอนได้ และยังสามารถตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลให้ผู้สมัครทราบถึงสถานะปัจจุบันว่าปัจจุบันถึงขั้นตอนไหนของการรับสมัคร เป็นต้น
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ระบบซอฟต์แวร์ ATS มีบทบาทสำคัญของ HR และ Recruiter คือสามารถเชื่อมข้อมูลหรือรายละเอียดการเปิดรับสมัครงานในตำแหน่งต่างๆ ไปยังแพรทฟอร์มอื่นๆ เช่น LinkedIn, Facebook, Twtier และอื่นๆ แบบอัตโนมัติ
จากคุณสมบัติต่างๆที่ได้พูดมาข้างต้นระบบ ATS สามารถนำข้อมูลต่างๆมาสร้างเป็นกราฟและแดชบอร์ดรูปแบบต่างๆเพื่อทำการวิเคราะห์และสรุปผลได้
ถ้าหากต้องการอ่านเกี่ยวกับระบบ ATS อย่างละเอียดสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ HREX.ASIA
ในปัจจุบันทุกเทคโนโลยีหนีไม่พ้นการใช้เทคโนโลยี AI เข้ามาประยุกต์ใช้กับระบบ ATS เพื่อค้นหาผู้สมัครที่มีความสามารถตามที่องค์กรต้องการได้แม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถระบุผู้สมัครที่มีศักยภาพที่โดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นได้ และสุดท้าย AI จะเข้ามาช่วยในการสรุปผลรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆในระบบของ ATS
และอีกสิ่งนึงที่เป็นเรื่องสำคัญในการรับสมัครพนักงานคืออคติ HR หรือ Recruiter บางคนยังใช้ความคิดเห็นส่วนตัวในการคัดเลือก ซึ่งถ้ามีการประยุกค์ใช้ AI เข้ากับระบบ ATS ระบบจะเลือกผู้สมัครจากความสามารถที่องค์กรต้องการโดยไม่มีอคติ
ปัจจุบันองค์กรหรือบริษัทส่วนใหญ่ได้นำเอา ATS เข้ามาใช้เพื่อทำให้การรับสมัครพนักงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและได้ผู้สมัครที่ตรงตามที่องค์กรต้องการในตำแหน่งต่างๆ โดย ATS เข้ามาช่วยลดการตกหล่นหรือข้อผิดพลาดของ HR หรือ Recruiter (Human Error) ที่อาจจะเกิดขึ้นและเข้ามาช่วยลดอคติจากการเลือกผู้สมัครของ HR หรือ Recruiter
ทั้งนี้นอกจาก HR หรือ Recruiter พนักงานเองควรเริ่มศึกษาและเข้าใจระบบ ATS เพื่อที่จะทำเรซูเม่ให้ถูกหลักของระบบ ATS เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสที่จะได้งานในตำแหน่งที่ต้องการ
บทความที่เกี่ยวข้อง ATS Resume คืออะไรแล้วทำไมถึงสำคัญ?
Copyright © 2024 Telepath. All rights reserved. | Terms | Privacy | Cookie | Acceptable use